文：Roger Martin

來源：中歐商業評論（ID：ceibs-cbr）

01

為最重要的事情安排時間

1998年，羅傑·馬(ma)丁(ding)開(kai)始(shi)了(le)他(ta)的(de)學(xue)術(shu)職(zhi)業(ye)生(sheng)涯(ya)，擔(dan)任(ren)羅(luo)特(te)曼(man)管(guan)理(li)學(xue)院(yuan)的(de)院(yuan)長(chang)一(yi)職(zhi)。這(zhe)是(shi)他(ta)的(de)第(di)一(yi)份(fen)學(xue)術(shu)工(gong)作(zuo)，他(ta)對(dui)這(zhe)個(ge)職(zhi)位(wei)的(de)日(ri)常(chang)工(gong)作(zuo)任(ren)務(wu)和(he)時(shi)間(jian)安(an)排(pai)充(chong)滿(man)了(le)濃(nong)厚(hou)的(de)好(hao)奇(qi)。他(ta)研(yan)究(jiu)了(le)前(qian)任(ren)院(yuan)長(chang)如(ru)何(he)安(an)排(pai)任(ren)務(wu)和(he)分(fen)配(pei)時(shi)間(jian)。

他發現

，前任院長的工作主要包括三個部分：

第一是財務管理，包括財務規劃、預算編製、審計和控製
，這是重要但繁瑣的工作；

第二是教職員工的招聘


，院長參與其中的所有相關工作，同樣是一個複雜而耗時的過程；

第三是大量的籌款工作，這對於任何管理學院的院長來說都是一個巨大的挑戰。

同時他也意識到，這並不是當前學院最重要的任務。對於當時的羅特曼學院，當務之急是提升學院的聲譽、改變當時被媒體稱為“管理不善學院”的形象。

他認為，提高學院的聲望需要做出全方位的努力：激勵學院的教授，給他們一些可以相信的東西
；修複學院的經濟狀況，以聘用一批世界級的教授；建立羅特曼學院在知識產權領導力方麵的聲譽，特別是在整合思維和商業設計領域；建立一種以學生為中心的文化，特別是要有一種文化，能夠讓教授們在研究之外也重視教學。

然ran而er
，一yi個ge棘ji手shou的de問wen題ti是shi，如ru果guo按an照zhao前qian任ren院yuan長chang的de時shi間jian表biao，這zhe些xie最zui重zhong要yao的de任ren務wu將jiang沒mei有you足zu夠gou的de時shi間jian去qu完wan成cheng。因yin此ci，他ta決jue定ding減jian少shao現xian有you工gong作zuo的de時shi間jian，以yi便bian將jiang精jing力li集ji中zhong在zai更geng有you價jia值zhi的de地di方fang。

據他觀察，前任院長每周在財務管理、jiaozhiyuangongzhaopinhechoukuanzhesanfangmiandougehualedayueyitiandeshijian，ermeizhoushengxiadeliangtianzeyongyuqitagezhonggeyangdegongzuo。madingjiaoshouxiwangbazhexiexianyoudegongzuoshijiandafuyasuo。takaizhanleyigexiangmu
，mubiaoshijiangzhexiegongzuodeniandujihuashijianjianshao100天
，然後將這100天投入到其他高價值的活動中。

02

用授權與協作節省時間

為了完成100天的時間縮減計劃
，羅傑首先將目標對準了財務管理的50天。解決方案是將更多的工作授權給一位財務專家，以減少自己的時間花費。

他對他的首席行政官（CAO）瑪麗·艾倫·約曼斯（Mary Ellen Yeomans）的才華印象深刻。瑪麗·艾倫在多倫多大學有豐富的工作經驗
，在1980年以來一直在多倫多大學任職，曾擔任伍茲沃斯學院副校長兼教務長助理，並在1993年接受了羅特曼管理學院助理院長

、行(xing)政(zheng)和(he)首(shou)席(xi)行(xing)政(zheng)官(guan)的(de)職(zhi)位(wei)。羅(luo)傑(jie)認(ren)為(wei)她(ta)在(zai)大(da)學(xue)財(cai)務(wu)方(fang)麵(mian)比(bi)自(zi)己(ji)更(geng)有(you)能(neng)力(li)，希(xi)望(wang)能(neng)充(chong)分(fen)發(fa)揮(hui)她(ta)在(zai)工(gong)作(zuo)角(jiao)色(se)中(zhong)的(de)杠(gang)杆(gan)作(zuo)用(yong)。他(ta)的(de)目(mu)標(biao)是(shi)

，通(tong)過(guo)將(jiang)財(cai)務(wu)工(gong)作(zuo)更(geng)多(duo)授(shou)權(quan)給(gei)瑪(ma)麗(li)·艾倫，從而將自己的年度財務工作天數減少到每年 5 天——這是一個令瑪麗·艾倫大吃一驚的計劃。

為了實現這個計劃，羅傑在前期進行了大量的時間投入——大約6個月的時間——與瑪麗·艾ai倫lun共gong同tong探tan討tao。他ta提ti出chu了le各ge種zhong關guan於yu羅luo特te曼man的de財cai務wu改gai革ge的de具ju體ti想xiang法fa，包bao括kuo為wei教jiao師shi提ti供gong根gen本ben不bu同tong的de基ji金jin資zi助zhu模mo式shi等deng。通tong過guo這zhe六liu個ge月yue的de努nu力li，他ta成cheng功gong地di找zhao到dao了le一yi套tao可ke行xing的de解jie決jue方fang案an。這zhe個ge過guo渡du期qi的de投tou入ru幫bang助zhu他ta在zai接jie下xia來lai的de14.5年裏擔任院長時，將每年在財務工作上的花費控製在5天之內。

羅傑也用類似的方式節省了自己在教師招聘方麵花費的時間。他選中了學術副院長彼得·保利（Peter Pauly）。zaitakanlai，bidebujinshiyiweichusedexuezhe，erqieduinianqingrencaiyouzheminruideyanguang，zaijiaoshizhaopinfangmianbizijigengyounengli。tamengongtonghezuo，jidadigaibianlezhaopincelve，yiquebaowomenchaozhexindefangxiangqianjin。zaibidedebangzhuxia
，tayechenggongjiangzijizaizhaopinhuodongshangdeshijianhuafeijiangdidaomeinianbudao5天的水平。

這(zhe)一(yi)係(xi)列(lie)的(de)授(shou)權(quan)舉(ju)措(cuo)不(bu)僅(jin)節(jie)省(sheng)了(le)羅(luo)傑(jie)自(zi)己(ji)的(de)時(shi)間(jian)
，也(ye)給(gei)予(yu)了(le)兩(liang)位(wei)管(guan)理(li)者(zhe)更(geng)多(duo)的(de)成(cheng)就(jiu)感(gan)和(he)金(jin)錢(qian)回(hui)報(bao)。他(ta)們(men)在(zai)多(duo)倫(lun)多(duo)大(da)學(xue)獲(huo)得(de)了(le)比(bi)任(ren)何(he)同(tong)等(deng)職(zhi)位(wei)的(de)管(guan)理(li)者(zhe)都(dou)更(geng)大(da)的(de)責(ze)任(ren)
，這(zhe)給(gei)了(le)他(ta)們(men)極(ji)大(da)的(de)工(gong)作(zuo)滿(man)意(yi)度(du)，同(tong)時(shi)還(hai)能(neng)獲(huo)得(de)比(bi)以(yi)前(qian)更(geng)高(gao)的(de)薪(xin)水(shui)。

03

洞察任務本質
，

高效運用時間

籌款是改善學院經濟狀況、吸引優秀師資的重要活動
，但對很多院長來說是巨大的挑戰。羅傑看到

，“招聘委員會顯然希望我宣誓效忠花時間籌款的想法，因為很多院長試圖逃避這個任務”。

他ta認ren為wei，籌chou款kuan是shi重zhong要yao的de活huo動dong，值zhi得de投tou入ru時shi間jian，但dan時shi間jian的de花hua費fei必bi須xu更geng有you效xiao率lv。要yao有you效xiao解jie決jue特te定ding問wen題ti，必bi須xu將jiang時shi間jian和he精jing力li集ji中zhong在zai產chan生sheng最zui顯xian著zhu效xiao果guo的de關guan鍵jian環huan節jie上shang

，以yi實shi現xian最zui大da化hua的de投tou入ru產chan出chu比bi。

他開始思考籌款這件事的“竅門”。該gai領ling域yu的de傳chuan統tong方fang法fa是shi列lie出chu富fu有you的de校xiao友you名ming單dan，並bing花hua大da量liang時shi間jian與yu他ta們men會hui麵mian

，向xiang他ta們men要yao錢qian。他ta認ren為wei這zhe不bu是shi一yi種zhong比bi較jiao有you效xiao的de籌chou款kuan方fang式shi，特te別bie是shi對dui於yu一yi所suo聲sheng譽yu不bu佳jia且qie在zai與yu校xiao友you保bao持chi聯lian係xi方fang麵mian做zuo得de很hen糟zao糕gao的de學xue校xiao。他ta認ren為wei改gai善shan籌chou款kuan的de關guan鍵jian在zai於yu

，努nu力li提ti高gao自zi身shen的de價jia值zhi
，讓rang有you錢qian人ren（無論是否校友）以他們喜歡和感覺有價值的方式參與到學院的各種事務和活動中，並且在適當的時候，他們會想要“幫助”學院。

在zai擔dan任ren院yuan長chang期qi間jian，羅luo傑jie寫xie了le八ba本ben書shu
，其qi中zhong包bao括kuo整zheng合he思si維wei和he商shang業ye設she計ji的de重zhong要yao內nei容rong

，還hai有you幾ji百bai篇pian文wen章zhang
，這zhe些xie都dou提ti高gao了le學xue院yuan的de知zhi識shi產chan權quan形xing象xiang。此ci外wai
，他ta每mei年nian教jiao授shou不bu少shao於yu兩liang門men課ke程cheng——有時多達七門——以鼓勵其他教授也投入更多時間在教學上。他還每年與每位教授單獨會麵一次，從開始時的36名全職終身教職教授
，到後期的120名全職終身教職教授和50名兼職教授——需要花費每年八個星期的時間。但他仍然覺得這是作為院長期間最有價值的時間投入。

在他的努力下，羅特曼管理學院贏得了多倫多大學150多年曆史上第一個 7 位數和 8位數的主動捐款。在他擔任院長的15年裏，籌集了2.5億美元。他這樣形容自己在籌款上花費的時間：“我有兩個真實的答案。一個是100%，因為我100%的時間都在努力使學校值得捐贈。另一個是5%，因為我每周隻花幾個小時與富人見麵
，向他們要錢。”

羅傑·馬丁以身作則，展示了作為管理者如何通過優化時間管理最大限度地發揮團隊的價值。“‘我實在是太忙了’是一種極為不愉快的感覺。而且
，這也是非常低效的。這對你和你周圍的人都不利。確定一個可以讓你不再感到‘太忙'的工作水平
，找到基於你自己能力的可以‘嬴’的關鍵點，重新分配你的時間。”

人(ren)不(bu)是(shi)機(ji)器(qi)上(shang)的(de)齒(chi)輪(lun)，可(ke)以(yi)運(yun)用(yong)的(de)時(shi)間(jian)是(shi)有(you)限(xian)的(de)。時(shi)間(jian)管(guan)理(li)不(bu)僅(jin)僅(jin)是(shi)個(ge)人(ren)層(ceng)麵(mian)的(de)技(ji)能(neng)，也(ye)是(shi)領(ling)導(dao)力(li)的(de)表(biao)現(xian)。在(zai)組(zu)織(zhi)中(zhong)的(de)職(zhi)位(wei)越(yue)高(gao)，這(zhe)一(yi)點(dian)就(jiu)越(yue)重(zhong)要(yao)，因(yin)為(wei)管(guan)理(li)者(zhe)個(ge)人(ren)的(de)時(shi)間(jian)管(guan)理(li)失(shi)敗(bai)會(hui)給(gei)他(ta)人(ren)和(he)組(zu)織(zhi)帶(dai)來(lai)問(wen)題(ti)。對(dui)時(shi)間(jian)深(shen)思(si)熟(shu)慮(lv)，將(jiang)有(you)限(xian)的(de)時(shi)間(jian)有(you)效(xiao)用(yong)於(yu)最(zui)重(zhong)要(yao)的(de)任(ren)務(wu)，是(shi)創(chuang)造(zao)更(geng)多(duo)價(jia)值(zhi)並(bing)引(yin)領(ling)團(tuan)隊(dui)走(zou)向(xiang)成(cheng)功(gong)的(de)關(guan)鍵(jian)。

參考資料：

1.Being ‘Too Busy’ Means Your Personal Strategy Sucks: https://rogermartin.medium.com/being-too-busy-means-your-personal-strategy-sucks-8f24b9327179

2.Giurge, Laura, Ashley V. Whillans, and Colin West. "Why Time Poverty Matters for Individuals, Organisations, and Nations." Nature Human Behaviour 4, no. 10 (October 2020): 993–1003